29.4.2021 08:53 – Informace k připravované kampani Restart 2021 na Budějovicku.
Turistická oblast Budějovicko se za podpory města České Budějovice a města Hluboká nad Vltavou rozhodla pokračovat ve stylu loňského programu podpory návštěvníků města, kteří se ubytují na delší dobu.
Cílem programu je v roce 2021 akcentovat období mimo hlavní sezonu, tj. slevové poukazy nelze využít v měsících červenec a srpen 2021.
Základní informace
Počet osob: 2-6 (jedna starší 18 let)
Délka pobytu: V termínu do 30.6.2021 je to 2-7 nocí, v termínu 1.9.2021-30.11.2021 je to 3-7 nocí.
Pro koho (zákazník): Kdokoliv si vygeneruje voucher na stránkách dovolena.jiznicechy.cz - lze využít i opakovaně a bez ohledu na národnost (ovšem webové stránky budou prozatím v českém jazyku). Tato sleva by měla sloužit pro získání nových rezervací a zvýšit tak poptávku.
Pro koho (ubytovatel): Určeno pro hromadná ubytovací zařízení na katastrálním území zapojených měst, tj. České Budějovice a Hluboká nad Vltavou.
Kolik: Sleva je stejná jako loňský rok, tj. 30% z ceny ubytování/osoba/noc - maximálně však 300 Kč/osoba/noc.
Rozpočet: Na kampaň je vyčleněno v Českých Budějovicích 1 000 000 Kč a v Hluboké nad Vltavou 400 000/800 000 Kč - jeden ubytovatel může využít maximálně 100 000 Kč.
Voucher: Platnost zákazníkova voucheru je 48 hodin, do té doby je potřeba mu z recepce ubytování potvrdit a validovat voucher v našem administračním systému (kde bude probíhat i vyúčtování) - tím se zarezervují peníze pro pozdější proplacení.
Začátek kampaně: Podpisy smluv s ubytovateli probíhají duben/květen - po zanesení do systému bychom chtěli mít připraveno technologicky a začít propagovat možnost využít tuto slevu. Záleží na otevření hotelů, ale můžeme v první fázi pracovat s rezervací podzimních termínů. Naší vizí je mít funkční systém k 8.5.2021 a tento den "vítat" první návštěvníky na kampaňovém webu.
Proplácení peněz: Sleva bude ubytovateli nahrazena na základě odevzdaného vyúčtování (vzor faktury a časté problémy níže) do administrace programu v cyklu 1x za týden.
Možnost dotazů
K celé realizaci budou probíhat 2 online workshopy a bude vytvořen instruktážní dokument.
5.5.2021 od 9:00 do 10:00 - Úvodní informace
10.5.2021 od 14:00 do 15:00 - Otázky a odpovědi z praxe
Stačí se přihlásit do této online místnosti kdykoliv v uvedeném čase: https://webinar.cb-hl.cz/budejovicko2021 (doporučujeme prohlížeč Google Chrome a počítač s kamerou a mikrofonem - systém běží na platformě Jitsi Meet, kterou podporuje i aplikace do mobilních telefonů, které lze případně také využít).
Jsem vám samozřejmě k dispozici i na telefonu 720 959 505 nebo e-mailu polansky@cb-hl.cz.
Rychlé odkazy
Vzorová smlouva pro ubytovatele na území města České Budějovice
Vzorová smlouva pro ubytovatele na území města Hluboká nad Vltavou
Infografika s přehledem podmínek čerpání
Vzorová faktura
Podmínky pro získání slevy na ubytování
K získání slevy je nutné, aby si klient nechal na portálu dovolena.jiznicechy.cz vystavit slevový voucher.
Slevu lze uplatnit pouze v ubytovacích zařízeních uvedených na portálu dovolena.jiznicechy.cz. Tento seznam se může průběžně aktualizovat. Z webu proběhne přímý proklik na webové stránky ubytovatele, kde probíhá rezervace. Délka platnosti voucheru je 48 hodin, následně je potřeba vygenerovat nový.
Momentálně zobrazujeme ubytovatele zapojené do loňské kampaně.
- Slevu je možné čerpat na pobyt od 2 do 7 nocí (v termínu do 30.6.) a na pobyt od 3 do 7 nocí (v termínu 1.9.-30.11.) - pobyt může být samozřejmě delší, ale již bez slevy.
- Sleva činí 30 % z původní ceny, maximálně však 300 Kč/osoba/noc.
- Sleva se vztahuje pouze na ubytování, nikoliv i na stravu a další doplňkové služby.
Na rezervace provedené dříve a jinou cestou než dle pokynů portálu dovolena.jiznicechy.cz se sleva nevztahuje.
Zapojení do systému - určeno pro hromadná ubytovací zařízení (HUZ) dle definice ČSÚ s celoročním provozem (přehled HUZ).
V praxi
Kroky realizace - návštěvník
Hostem čerpajícím slevu je rodina, tvořená minimálně 2 osobami, z nichž minimálně jedna je dospělá, maximálně však 6 osobami.
Krok č. 1: Potenciální host se zaregistruje na webovém portálu dovolena.jiznicechy.cz. Na základě registrace zažádá o vygenerování unikátního kódu - voucheru na jméno (pro všechny členy rodiny/skupiny). Každý potenciální host může využít více voucherů v případě opakovaného pobytu. Vygenerování voucheru je podmíněno schválením podmínek včetně souhlasu se zpracováním osobních údajů. Vygenerovaný voucher bude systémem okamžitě zaslán na email hosta (zastupující rodinu/skupinu).
Krok č. 2: Po vygenerování voucheru si host v průběhu nejpozději 48 hodin vybere a zarezervuje na stejném portálu ze zapojených ubytovacích kapacit a proklikem se dostane na rezervační systém ubytovatele. Zde si svůj pobyt do 48 hodin zarezervuje s tím, že uvede voucher do této rezervace. Ubytovací kapacita v administračním prostředí portálu potvrdí přijetí voucheru a tímto krokem dojde ke spárování vygenerovaného voucheru s konkrétním ubytováním. Host následně ze systému obdrží emailové potvrzení spárování. Pokud ke spárování neproběhne do 48 hodin, je voucher neplatný a je vrácen zpět do oběhu.
Krok č. 3: Host vyčerpá ubytovací služby a při závěrečném vyúčtování je mu z platby odečtena sleva 30 %, maximálně 300 Kč/osoba/noc. Součástí slevy nejsou stravovací či jiné služby čerpané během pobytu.
Postřehy z loňské praxe k vyúčtování:
- Špatně spočítaná sleva – sleva se počítá BEZ poplatku obci, sleva nepodléhá DPH
- Na faktuře nemůže být pouze konečná částka již po slevě. Musí být uvedena celková částka před slevou, po slevě a pod tím kolonka s vypočítanou slevou.
- Vystavená faktura MUSÍ být vždy na FYZICKOU osobu = majitel voucheru
- Nahrávají se pouze faktury, kde ubytovaní již proběhlo, pakliže se nahrají faktury s ubytováním, které bude probíhat v budoucnu, budou tyto faktury vyřazeny a bude nutnost po využití a „odubytování“ nahrát znovu. Zbytečná práce jak pro nás, tak i pro vystavující. (Už řešíme s programátorem)
- Forma úhrady :
- pokud je platba převodním příkazem, je nutnost doložit výpis z účtu
- pokud je platba kartou, nutnost je také doložit doklad z terminálu
- pokud je na FA označena platba v hotovosti, žádná jiná náležitost není třeba
- Z textu na faktuře musí být jasné o kolik nocí a osob se jedná
- V případě lázní a balíčků musí být na faktuře jasná částka za ubytování
